Auto aziendale e fringe benefit: cosa succede durante ferie e assenze

L'utilizzo dell’auto aziendale concessa in uso promiscuo durante i periodi di ferie, malattia, congedo o aspettativa può far sorgere dubbi sulla permanenza del benefit e sul relativo trattamento fiscale. Occorre valutare quando il fringe benefit continua a maturare e quando, invece, può interrompersi. L’adozione da parte dei datori di lavoro di una car policy aziendale strutturata è quindi sempre più strategica per disciplinare l'uso dell'auto durante le vacanze, definire responsabilità e limiti di utilizzo.

L'autovettura aziendale concessa in uso promiscuo costituisce uno dei benefit più diffusi nei rapporti di lavoro subordinato. La sua disciplina, tuttavia, presenta numerosi profili applicativi che emergono con particolare evidenza nei periodi di assenza del dipendente: ferie, malattia, congedi, aspettative e sospensione del rapporto.La domanda che frequentemente si pongono imprese e consulenti è semplice: durante l'assenza del lavoratore il fringe benefit continua a maturare oppure si interrompe? La risposta, sotto il profilo giuslavoristico e fiscale, non è univoca.Auto aziendale ad uso promiscuoAi sensi dell'art. 51, comma 4, lett. a), del TUIR (D.P.R. n. 917/1986), la concessione dell'autovettura per uso promiscuo genera un reddito in natura determinato secondo criteri forfetari, recentemente modificati dal legislatore per privilegiare i veicoli a minore impatto ambientale.Il presupposto della tassazione non è l'effettivo utilizzo dell'autovettura, bensì la messa a disposizione del mezzo per esigenze sia lavorative sia personali. Ne consegue che il fringe benefit sorge fintanto che il dipendente conserva la disponibilità del veicolo.Le ferie non incidono, di regola, sul fringe benefit poiché il rapporto di lavoro prosegue regolarmente e il lavoratore continua normalmente a mantenere la disponibilità dell'automobile aziendale.In tale ipotesi:- il veicolo resta nella disponibilità del dipendente;- il benefit continua ad essere fruito anche per finalità private;- il valore imponibile del fringe benefit continua ad essere assoggettato a tassazione.Sotto il profilo fiscale, dunque, le ferie non determinano alcuna sospensione del benefit, salvo che il datore di lavoro richieda espressamente la restituzione dell'autovettura per l'intero periodo.Interruzione legittima del benefitOccorre prestare attenzione ai casi in cui viene meno la disponibilità materiale e giuridica del veicolo.Ciò può avvenire, ad esempio, quando:- il contratto individuale o il regolamento aziendale impongono la restituzione dell'auto;- il benefit è espressamente collegato allo svolgimento della prestazione lavorativa;- l'azienda revoca temporaneamente la concessione del mezzo.In tali casi occorre verificare se la restituzione sia effettiva e documentabile, poiché solo la cessazione della disponibilità del veicolo può incidere sulla determinazione del reddito in natura.MalattiaDurante la malattia il rapporto di lavoro rimane in essere. Se il lavoratore continua a detenere l'autovettura, il fringe benefit, in linea generale, permane.Qualora, invece, il regolamento aziendale preveda la riconsegna del mezzo dopo un determinato periodo di assenza, la tassazione potrà cessare dal momento della restituzione.Congedo di maternità o parentaleAnche in questo caso assume rilievo decisivo la disciplina contrattuale.Se il veicolo rimane nella disponibilità della lavoratrice o del lavoratore, il benefit continua normalmente a produrre effetti fiscali.Aspettativa non retribuitaL'aspettativa rappresenta una delle fattispecie più delicate. Molte aziende prevedono la restituzione dei beni aziendali durante la sospensione del rapporto.In assenza della disponibilità del mezzo, viene meno anche il presupposto del fringe benefit.Contratto individuale e car policyLa normativa fiscale individua i criteri di determinazione del benefit, ma non disciplina nel dettaglio quando l'autovettura debba essere restituita.Per questo motivo assumono particolare rilievo:- il contratto individuale di lavoro;- la lettera di assegnazione dell'autovettura;- la car policy aziendale;- gli eventuali accordi collettivi applicabili.Una regolamentazione chiara consente di prevenire contestazioni sia sotto il profilo lavoristico sia in sede fiscale.L'Agenzia delle Entrate ha più volte chiarito che il fringe benefit relativo all'auto aziendale deriva dalla concessione in uso del bene e dalla sua disponibilità da parte del dipendente, più che dall'utilizzo effettivo del veicolo.Ne consegue che la semplice circostanza che il lavoratore non svolga attività lavorativa per un determinato periodo non è, di per sé, sufficiente a far venir meno il benefit.L’importanza della car policySe l’auto aziendale viene utilizzata in combinazione tra viaggi di lavoro, spostamenti privati e ferie possono generarsi criticità gestionali, fiscali e di sicurezza. Solo una car policy estiva strutturata può definire limiti chiari su chilometri personali, conducenti aggiuntivi, pedaggi e uso in vacanza, riducendo contestazioni e rischi di non conformità.In fase di definizione della car policy è opportuno specificare se il veicolo può essere impiegato per le ferie, con quali limiti di chilometraggio, in quali Paesi e con quali obblighi di comunicazione preventiva.Un capitolo specifico va dedicato ai conducenti aggiuntivi. La policy dovrebbe chiarire se coniuge, partner o altri familiari possono guidare il veicolo, a quali condizioni (patente, età minima, assenza di sospensioni) e con quali limitazioni di percorrenza.Analogamente, per pedaggi e parcheggi è utile distinguere tra spese di missione e spese personali: la car policy può prevedere, ad esempio, che i pedaggi autostradali relativi a viaggi di vacanza siano a carico del dipendente, con rendicontazione tramite estratto Telepass o report del fornitore di mobilità. Per ridurre i rischi di sicurezza, è consigliabile integrare anche indicazioni operative sui controlli tecnici pre-partenza.Un errore frequente nelle car policy estive consiste nel limitarsi a formule generiche (“uso privato consentito nel rispetto delle norme”) senza entrare nel dettaglio di casi concreti. Questo approccio lascia spazio a interpretazioni soggettive: ad esempio, non è chiaro se un week-end lungo con partenza il venerdì pomeriggio rientri tra gli usi autorizzati o se richieda una specifica comunicazione.Per evitare incomprensioni, è consigliabile affiancare alla car policy un breve vademecum estivo, con linguaggio meno tecnico, che riepiloghi: cosa rientra nell’uso privato, come vengono trattati i chilometri percorsi in ferie, quali documenti o report devono essere compilati e quali sono le responsabilità in caso di sinistro durante un viaggio personale.Se la policy prevede limiti di chilometraggio privato oltre i quali scattano addebiti o ricalcoli del fringe, allora è opportuno che tali soglie siano evidenziate in modo grafico, così da renderne immediata la comprensione anche a chi non ha familiarità con la normativa fiscale.Copyright © - Riproduzione riservata

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Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/quotidiano/2026/08/07/auto-aziendale-fringe-benefit-succede-ferie-assenze