STAMPA REGISTRI CONTABILI E CONSERVAZIONE DELLE FATTURE

LA STAMPA DEI REGISTRI CONTABILI

I registri contabili (detti anche libri contabili) che vanno conservati per un minimo di dieci anni dalla data dell’ultima registrazione (art. 2220 del c.c.) e, in ogni caso, sino alla definizione dell’eventuale accertamento relativo al corrispondente periodo d’imposta, sono:

• il registro dei beni ammortizzabili;

• i registri previsti ai fini IVA (registro delle fatture emesse, quello dei corrispettivi e quello degli acquisti);

• le scritture contabili ausiliare di magazzino;

• il libro giornale (e i relativi mastrini);

• il libro inventari.

I registri contabili e, in generale, tutte le scritture contabili possono essere tenuti, alternativamente:

• in modalità cartacea;

• in modalità digitale (sostitutiva di quella cartacea).

Il termine per la stampa fiscale dei registri contabili dell’esercizio 2019 è fissato nei tre mesi successivi al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi e, quindi, per i contribuenti con periodo di imposta coincidente con l’anno solare, al 10 marzo 2021 (in virtù della proroga concessa dal D.L. 157/2020, il cosiddetto Decreto Ristori-quater).

La stampa “cartacea” dei registri contabili

A seguito delle novità introdotte dal D.L. 34/2019 si modifica l’obbligo di stampa dei libri contabili per i soggetti che hanno scelto la modalità cartacea. Più precisamente, affinché i registri contabili dell’esercizio 2019 tenuti con sistemi meccanografici siano considerati regolari, non è più necessario che essi siano fisicamente stampati su carta ma è sufficiente che essi siano disponibili e pronti alla stampa: il contenuto dei libri contabili deve essere disponibile su sistemi digitali che consentano l’immediata stampa cartacea qualora ciò dovesse essere necessario (ad esempio, nel caso di richiesta da parte degli organi verificatori). È in ogni caso necessario apporre sul file prodotto un riferimento temporale opponibile a terzi (marca temporale) in data antecedente o uguale al 10 marzo 2021.

Questa opportunità è stata prevista per tutti i registri contabili, anche per il registro dei beni ammortizzabili, tuttavia con particolare riferimento a esso si rammenta che lo stesso deve risultare aggiornato, secondo quanto disposto dall’articolo 16, D.P.R. 600/1973, già dal termine di presentazione della dichiarazione, ossia, relativamente al 2019, entro il 10 dicembre 2020.

In ogni caso nella stampa dei libri cartacei si deve tener conto che, se dal precedente esercizio residuano pagine (fino alla centesima) è possibile utilizzarle, senza alcun pagamento di imposta di bollo.

Le novità del D.L. 34/2019 non sono state accompagnate da un medesimo intervento in tema di imposta di bollo. Secondo le indicazioni fornite dall’istituto di ricerca del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti (documento di ricerca del 17 gennaio 2020), si può sostenere che possano verificarsi, in merito agli obblighi di imposta di bollo, le due seguenti ipotesi.

L’archiviazione sostitutiva dei registri contabili

Nella conservazione informatica è prevista la sostituzione dei documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso la firma digitale e la marca temporale.

Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento elettronico non deteriorabile e, quindi, disponibile nel tempo nella sua autenticità e integrità e va concluso entro il termine di 3 mesi dalla scadenza della presentazione della dichiarazione annuale (per l’esercizio 2019, entro il 10 marzo 2021).

L’imposta di bollo sui documenti informatici va versata in una unica soluzione entro il 30 aprile mediante il modello F24 utilizzando il codice tributo 2501.

L'ammontare annuo dell'imposta dovuta è determinato in funzione della quantità di fatture, atti, documenti e registri emessi o utilizzati nel corso dell'anno. La risoluzione n. 161/E/2007 ha chiarito che per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio.

LA CONSERVAZIONE DELLE FATTURE

Ai sensi dell’art. 39, comma 3 del D.P.R. 633/1972 le fatture elettroniche sono conservate obbligatoriamente in modalità elettronica.

La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su computer del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente da specifiche disposizioni di legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale).

Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi su pacchetto di archiviazione e deve terminare entro tre mesi dalla scadenza delle dichiarazioni annuali a cui si riferiscono (entro il 10 marzo 2021 per le fatture del 2019).

Con il processo di conservazione elettronica si deve avere la garanzia, negli anni, di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa.

Il processo di conservazione è usualmente fornito da operatori privati certificati.

Si invitano i clienti (se non già fatto) a contattare le rispettive software house al fine di poter procedere con la conservazione elettronica delle fatture ricevute ed emesse nell’anno 2019, nei termini di legge.

Lo Studio rimane a disposizione per eventuali chiarimenti.