Approvazione dei bilanci e svolgimento delle assemblee con nuove regole

Rinvio di due mesi - a fine giugno 2020 - dei termini per la convocazione delle assemblee societarie chiamate ad approvare i bilanci 2019 e modalità di svolgimento delle assemblee coerenti alle misure di distanziamento sociale finalizzate al contenimento del contagio da Coronavirus: sono le disposizioni in materia societaria dettate dal decreto Cura Italia (D.L. n. 18/2020) in deroga alle norme del codice civile e alle clausole degli statuti societari delle società di capitali. Tali disposizioni si applicano alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020, ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza relativo al rischio sanitario da COVID-19.

L’art. 106 del D.L. n. 18/2020 (recante misure connesse all’emergenza epidemiologica da COVID-19) - decreto Cura Italia - prevede un rinvio di due mesi dei termini per la convocazione delle assemblee societarie chiamate ad approvare i bilanci 2019 e introduce alcune disposizioni dirette a consentire lo svolgimento delle assemblee di società nel rispetto delle norme volte a ridurre il rischio di contagio.

In deroga a quanto previsto dagli articoli 2364, comma 2, e 2478-bis c.c. (che impongono, rispettivamente per le società per azioni e per società a responsabilità limitata, la convocazione dell’assemblea ordinaria chiamata ad approvare il bilancio d’esercizio entro il termine di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale) - è consentito a tutte le società di convocare l'assemblea di approvazione del bilancio entro 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale. Così dispone l’art. 106 del decreto Cura Italia.

È quindi previsto lo spostamento, per legge, a fine giugno 2020 del termine per l’approvazione del bilancio 2019 (la relativa riunione assembleare deve quindi essere convocata entro il 28 giugno 2020, tenendo però presente che tale data cade di domenica), con conseguente approvazione del progetto di bilancio da parte dell’organo amministrativo entro fine maggio (infatti il progetto di bilancio deve essere comunicato dagli amministratori all’organo di controllo - collegio sindacale o sindaco unico - almeno 30 giorni prima di quello fissato per l'assemblea che deve discuterlo).

la possibilità di approvare il bilancio d’esercizio entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale è già prevista, in termini generali, dal Codice civile (articoli 2364 e 2478-bis) ma a condizione che esistano particolari esigenze (di cui l’organo ammnistrativo è chiamato a rendere conto) relative alla struttura e all'oggetto della società.

Per il bilancio 2019 l’approvazione da parte dei soci entro fine giugno è invece consentita per legge, senza che (come nota l’Assonime in una sua nota di commento all’art. 106) l’utilizzo del termine più ampio debba essere motivato dalla società, e segnatamente dall’organo amministrativo della stessa.

Naturalmente il decreto Cura Italia fissa soltanto un termine finale per l’approvazione del bilancio: nulla vieta, quindi, che il bilancio 2019 venga sottoposto all’approvazione dei soci anche prima della fine del prossimo mese di giugno. Si tratta, naturalmente, di una decisione che andrà valutata attentamente tenuto conto che il protrarsi della situazione di emergenza crea inevitabili ritardi nell’attività delle strutture amministrative delle società e conseguenti rallentamenti in quella degli organi di controllo e dei revisori esterni e che sarebbe comunque opportuno approvare i bilanci quanto meno quando si avrà una visione più chiara sull’estensione temporale della situazione emergenziale, anche al fine di dare una rappresentazione più rispondente al vero, nella Nota Integrativa, in ordine alla “evoluzione prevedibile della gestione”.

Per quanto riguarda le assemblee societarie (delle società per azioni, società in accomandita per azioni, società a responsabilità limitata e società cooperative e le mutue assicuratrici), l’art. 106 del decreto Cura Italia consente, al fine di agevolarne lo svolgimento in conseguenza delle misure di distanziamento sociale, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l'intervento, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione anche in deroga alle disposizioni statutarie.

In quest’ultimo caso la disposizione precisa che non è necessario che, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio si trovino nello stesso luogo.

Su questi temi l’art. 106 sembra riprendere le indicazioni provenienti dalla prassi notarile: la recentissima massima n. 87 dell’11 marzo 2020 della Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano e, prima ancora e a prescindere dall’attuale situazione emergenziale, l’orientamento H.B. 39 dei Notai del Triveneto.

In particolare, i notai milanesi - nell’ammettere che l'intervento mediante mezzi di telecomunicazione possa riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente - osserva che le clausole statutarie (frequenti nella prassi) in base alle quali il presidente e il segretario devono essere presenti nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, e non costituiscono, pertanto, un impedimento allo svolgimento della riunione assembleare con intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione. In tale ipotesi si potrà procedere con una successiva redazione del verbale assembleare.

Tale motivazione - nonché le disposizioni emergenziali in tema di adozione, “nello svolgimento di riunioni, [di] modalità di collegamento da remoto” “in tutti i casi possibili” (così prevede l’art. 1, comma 1, lettera q, D.P.C.M. 8 marzo 2020) - inducono a ritenere che le norme sopra richiamate in tema di svolgimento delle assemblee (e segnatamente quale volte a favorirne lo svolgimento mediante mezzi di telecomunicazioni) costituiscono espressione di un principio generale, applicabile alle riunioni di altri organi collegiali della società come, ad esempio, il consiglio di amministrazione, i comitati consiliari o il collegio sindacale. Questa è la posizione, a nostro avviso certamente condivisibile, che ha assunto l’Assonime nella nota di commento che abbiamo sopra richiamato.

Il decreto Cura Italia prevede inoltre che - anche in deroga a quanto previsto dall’art. 2479, comma 4, c.c. (che, tra l’altro, prevede la deliberazione assembleare per le modificazioni statutarie, la decisone di compiere operazioni comportanti una sostanziale modifica dell’oggetto sociale e la riduzione obbligatoria del capitale sociale per perdite) e alle diverse disposizioni statutarie - le società a responsabilità limitata possono consentire che le decisioni dei soci vengano adottate mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.

Le società con azioni quotate (nonché le società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e alle società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante) possono ricorrere all’istituto del rappresentante designato previsto dall’art. 135-undecies del TUF per l’esercizio del diritto di voto nelle assemblee ordinarie e straordinarie, anche ove lo statuto disponga diversamente; le medesime società possono altresì prevedere nell’avviso di convocazione che l’intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il predetto rappresentante; al rappresentante designato possono essere conferite deleghe e\o subdeleghe ai sensi dell’art. 135-novies del TUF.

In considerazione della situazione emergenziale, anche le banche popolari, le banche di credito cooperativo, le società cooperative e le mutue assicuratrici (anche in deroga all’art. 150-bis, comma 2-bis, del TUB, secondo cui lo statuto delle banche popolari determina, comunque nel numero non superiore a 20, il numero massimo di deleghe che possono essere conferite ad un socio, all’art. 135-duodecies del TUF al fine di consentire l’utilizzo della disciplina delle deleghe di voto anche con riguardo alle società cooperative, all’art. 2539, comma 1, c.c., che con riguardo alle banche di credito cooperativo stabilisce che ciascun socio può rappresentare sino a un massimo di 10 soci, nonché alle disposizioni statutarie che prevedono limiti al numero di deleghe conferibili ad uno stesso soggetto) possono designare per le assemblee il rappresentante designato di cui all’art. 135-undecies del TUF.

Le medesime società possono altresì prevedere nell’avviso di convocazione che l’intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il predetto rappresentante. In tali casi non si applica l’art. 135-undecies, comma 5, D.Lgs. n. 58/1998. Il medesimo comma 6 fissa al secondo giorno precedente la data di prima convocazione dell’assemblea il termine per il conferimento della delega al rappresentante previsto dall’art. 135-undecies del TUF.

Le disposizioni del decreto Cura Italia si applicano alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza relativo al rischio sanitario connesso all'insorgenza della epidemia da COVID-19.

Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/impresa/organi-societari/quotidiano/2020/03/24/approvazione-bilanci-svolgimento-assemblee-nuove-regole